En guidad tur genom WinLas i Grönköping

Version 2005-09-01

Klicka här för att visa guiden som ett pdf-dokument (höger-klicka och välj "Spara mål som..." för att ladda ner filen).

Huvudskärmen

Efter att du loggat in med användarsignatur och lösenord kommer du till WinLas huvudskärm. För att hämta fram en person anger du personnumret (hela eller del därav) och trycker Enter. Du kan även söka på namn under menyvalet Sök. Klicka på frågetecknet för mer detaljer.

Vi börjar med en person, Anna-Karin Holt, som har haft både timavlönade och månadsavlönade vikariat vid ett flertal tillfällen och som har företrädesrätt till återanställning.

Tabellen med anställningar innehåller fr.o.m- resp. t.o.m.-datum för varje anställning, inom vilken befattning och på vilket arbetsställe den varit samt av vilken typ den varit. I undre delen av skärmen redovisas beräknade tider.

Anna-Karin har totalt 1059 anställningsdagar efter senaste anställningen 050531 och dessutom lika många extradagar efter sin 45-årsdag. Det gör att hon har en ackumulerad tid, dvs. turordningstid, på 1059+1059=2118 dagar. Vidare kan vi se att hon varit anställd 876 dagar under de senaste 3 åren, vilket gör att hon med råge är kvalificerad för företrädesrätt. Därför tillhör hon gruppen LAS, vilket innebär att hon har företräde t.o.m. 060228 (9 månader framåt).

Under de senaste 5 åren har hon vikarierat i 884 dagar räknat från anställningens slutdatum, så det dröjer ännu ett tag innan det är dags för konvertering till en tillsvidareanställning. Hennes viktid idag har samma värde, vilket innebär att hon inte har tappat någon tid sedan hon slutade.

OBS! Med idag menas 2005-07-01 i detta exempel, liksom i kommande exempel, i denna guide.

De olika tiderna visas i antalet dagar, men genom att hålla nere vänster mustangent kan du även få det i År, Mån, Dgr. Det går att få det så permanent genom en inställning i programmet, om så önskas.

Vi återgår till personnummerfältet och väljer nästa person:

Anna-Kajsa Bergkvist har ännu ej kvalificerat sig för företräde. Därför tillhör hon gruppen PRELAS, dvs före LAS. De halvfyllda staplarna till höger om Las-tiden visar hur mycket av de 360 dagarna för företräde som hon fått ihop. Även till höger om Vik-tiden finns nivåmätare, som visar att hon för tillfället har ca en femtedel av de 1080 dagar som behövs för konvertering.

Två av Anna-Kajsas anställningar har märkts upp med R,Ö, vilket anger att det är öppna anställningar som kommer från Persona (R = Respons). Typen TIM anger att det är intermittenta timanställningar. De datum som finns i matrikeln för dessa anställningar, kan inte användas för att beräkna anställningstid eftersom de inte är fortlöpande. Perioderna som räknas kommer istället från de S-märkta raderna (S som i Las-Strängen). De hämtas från Las-strängen när det gäller LPS och från de s k dagackarna när det gäller Persona.

För att få en överblick över de senaste fem årens anställningar kan du välja Visa månadsackar, vilket du hittar genom att klicka på knappen intill Acktidsrutan (nedre delen av skärmen). I exemplet nedan visas antalet anställningsdagar per månad för Anna-Kajsa, dvs. månadsackarna, uppdelat på Las-, Vik-, Tillsvidare- och BEA/ÖUF-tid. BEA/ÖUF-tid (Beredskaps- och t.ex. PAN-anställningar) räknas med i totala anställningstiden, den kvalificerar dock ej till företrädesrätt och naturligtvis ej heller till Vik-tid.

Det långa röda strecket i nedre delen av bilden visar var vi befinner oss idag i kalendern, medan det korta strecket på ’Lasacks-våningen’ visar var de tre åren för kvalificering till företräde börjar. På motsvarande sätt visas var femårsperioden för beräkning av viktid börjar.
Det finns ytterligare en grupp av anställda, den stora gruppen med tillsvidareanställda. Anna-Greta Gustavsson är representant för dessa och så här ser det ut på skärmen, då du tar fram henne.

Hon tillhör gruppen TV-anställda. Hon började en tillsvidareanställning 860101 som vårdbiträde vilken slutade 891130. Därefter återkom hon 911104 som chef för att 960528 byta befattning till undersköterska. Hon slutade denna anställning 971231, varefter hon fick en ny tillsvidareanställning 980101. Vikariatet 970701 – 971231 har hon förmodligen haft samtidigt med att grundanställningen varit vilande.

Anna-Gretas senaste anställningar har tankats över från Persona. Genom att välja Visa tankningsdata kan du se de anställningar i lönesystemet som ligger till grund för anställningarna i WinLas, med en rad per bryt (Gfrom). Det finns säkerligen många fler bryt under dessa år, men endast de som är intressanta ur LAS-synpunkt visas.

Den första raden i matrikeln visar en tissvidareanställning som börjat 19911104 och som slutat 19971231 (på tredje raden). Den nya anställningen började som vikariat och övergick sedan till en tillsvidareanställning 980101. Av dessa tankningsdata har det blivit 4 rader i WinLas.

Anställningstypen TVH anger att det är en pågående tillsvidareanställning på heltid och R:et anger att raden kommer från Persona (Respons). Om inte alla anställningar finns att hämta i Persona kan man komplettera med manuellt inlagda rader, se den första raden i bilden ovan. Manuellt inlagda rader märks inte upp.

T.o.m. – datum för öppna anställningar sätts alltid lika med dagens datum. Därigenom kan man alltid se aktuell tid för dessa. Bilden är, som sagt, tagen 2005-07-01.

I mitten och till höger på skärmbilden finns 8 kryssrutor. Dessa är fritt disponibla för att märka upp och gruppera personalen, vilket sedan kan användas som urval vid uttag av rapporter. I exemplet ovan har man kryssat i att anställningstiden är kollad.

Ovanför kryssrutorna finns gott om plats för fria, gemensamma anteckningar. Dina egna anteckningar kan du göra under knappen uppe i högra hörnet. De egna anteckningarna kan endast läsas av dig själv, de är alltså knutna till din användarsignatur. Där finns det plats för hela uppsatser, om så önskas. När det finns anteckningar om en person lyser knappen upp, som ett tecken på att det finns något att läsa.

På nedre delen av skärmen finns, som sagt, en knapp med ett frågetecken. Då du klickar på den visas vidstående meny. Där finns bl.a. en Snabbguide, som förklarar terminologi och förkortningar och som beskriver hur tiderna beräknas. Förkortningarna finns också förklarade bakom rubrikerna.

Klicka t.ex. på rubriken Typ, så ser du vad de olika typerna står för.

Om du väljer valet Simulera anställningstid får du möjlighet att lägga in en anställning på prov, varefter programmet beräknar nya saldon. I exemplet har vi lagt in ett års vikariat på prov för Anna-Karin Holt, som hade 884 vikdagar t.o.m. 2005-05-31. Efter det nya vikariatet får hon 1250 vikdagar, vilket innebär att hon kommer att bli konverterad under den anställningen.

När det sker kan du få reda på genom att välja Visa konverteringsdatum i menyn ovan.

Svaret är intressant för både arbetstagare och för arbetsgivare.

Rapporter

När vi nu bekantat oss med huvudskärmen är det dags för lite rapporter. Då du väljer menyvalet Rapporter får du följande skärm:

Den vanligaste urvalet är förmodligen Las-personal med företräde, dvs en lista över dem som har slutat eller slutar inom fyra veckor med företrädesrätt.

Om du istället väljer All LAS-personal får du med alla som slutat eller kommer att sluta med företrädesrätt, även längre fram än fyra veckor. LAS-personal, tid tom datum, är samma som föregående med den skillnaden att anställningarna bryts vid angivet datum, vilket då används som beräkningsdatum för den totala anställningstiden vid turordning.

Urvalet Konvertering till tillsv anställning visar alla som har fått ihop ett minsta angivet vikdagar under de senaste fem åren. Förvalt värde är 900 dagar men kan ändras.

Urvalet PRELAS-personal ger en rapport över tidsbegränsat anställd personal som saknar företrädesrätt. Antingen har de inte fått ihop tiden eller annars har de nio månaderna gått ut. En tredje orsak är att arbetstagaren tackat nej till ett erbjudande och därvid förlorat sin företrädesrätt.

Urvalet Tillsvidareanställd personal ger en turordningslista för tillsvidareanställda vid angivet datum.

Normalt vill man inte ha med alla anställda på samma lista utan endast en eller ett par befattningar. Du kan också välja ett eller ett par arbetsställen eller en hel förvaltning. Det går naturligtvis att välja en viss befattning på ett visst arbetsställe eller en viss förvaltning – det finns en mängd varianter.

Under menyvalet Hjälp är det beskrivet i detalj hur man väljer olika rapporter, men vi skall nu se lite närmare på de vanligaste.

Bilden på nästa sida visar hur en företrädeslista för undersköterskor ser ut på skärmen.

Lasföreträde vid angivet datum

På rapporten ser vi alla undersköterskor som slutat eller slutar en tidsbegränsad anställning inom en månad den 1 juli 2005. Här finns även tillsvidareanställda som sagts upp. De senare kommer dock med på listan så fort man rapporterat ett avgångsdatum eftersom de har företrädesrätt under hela sin uppsägningstid.

Listan är sorterad efter Acktid (Ackumulerad tid = Turordningstid = Verklig tid + 45-års bonus). På första plats hittar vi Maria Källström, som var anställd t.o.m. 050626 och som har företräde t.o.m. 060326. Hennes Lastid, dvs. anställningstid under de senaste tre åren som kvalificerar till företräde, är 1083 dagar. Förmodligen skall hon få en tillsvidareanställning, ty hennes Viktid de senaste fem åren är 1218 dagar.

För att titta närmare på Marias anställningsprofil kan du klicka på hennes personnummer. Därvid kommer du till huvudskärmen där du kan hämta fram hennes konverteringsdatum. Konverteringen skulle i det här fallet ha skett redan 050209.

Välj menyvalet Rapporter för att komma tillbaka till rapporten.

I vänsterkanten på rapporten visas huruvida personen är månadsavlönad eller timavlönad. I Marias fall visas även ett plustecken, vilket indikerar att hon har haft två parallella anställningar. Programmet bevakar de senaste anställningarna och visar ett plustecken om personen har eller har haft parallella månadsanställningar eller flera aktiva timanställningar. Det finns en risk att en person hamnar mellan två stolar om man endast får träff på den senaste, vilket var fallet i den föregående versionen av WinLas.

Konvertering till tillsvidareanställning

Vi fortsätter med en rapport över personal som skall, eller är på gång att, konverteras till en tillsvidareanställning.

I detta fall passar det bättre att göra urval på ett enstaka arbetsställe, ett enstaka område eller en hel förvaltning.

Vi begränsar rapporten till den personal som vikarierat minst 900 dagar under senaste femårsperioden.

I de fall en arbetstagares vikariat skall konverteras till en tillsvidareanställning anges ett datum i kolumnen Konv-datum.

Vi ser att Eva Häggström borde konverterats 030816, men att hon tackat nej till en tillsvidareanställning. Arbetsgivaren har tecknat ett tidsbegränsat avtal med henne, där hon avsagt sig rätten t.o.m. 20051231.

Då man tar ut en konverteringslista ingår även de som slutat, oavsett om de har företrädesrätt eller ej. Ett exempel på det är post nr 10. Siv Eljas slutade ett vikariat 040915 och hade då 950 dagars viktid. Detta har nu sjunkit till 913 dagar idag på grund av att hon tappat dagar i bakre kanten av femårsperioden. Om hon skulle komma tillbaka kan hon mycket väl få en fast tjänst ganska omgående.

Klicka på hennes personnummer, så kommer du till huvudskärmen och kan granska henne närmare. Du kan även simulera en ny anställning och låta datorn räkna fram en ny viktid. På så vis kan du se konsekvenserna av denna nya anställning.

PRELAS-personal

Nästa rapport vi skall titta på är en rapport över vilka undersköterskor som är på väg att ’lasa in’.

Genom att ange ett minimi- och ett maximivärde på Lastiden begränsar vi rapporten till dem som ännu inte fått ihop tiden. I exemplet har vi valt min 200 dagar och max 365 dagar.

Här visas lastiden både idag och efter senaste anställning (Las A och Las B), senaste anställnings tom-datum och total anställningstid .

Vi ser att Ragnhild Fagerlund är timavlönad men att hon ändå har många års anställningstid. Man kan misstänka att hon varit tillsvidareanställd längre tillbaka, vilket bekräftas då vi granskar henne närmare.

Som vanligt klickar du på personnumret för att pendla över till huvudskärmen.

Normalt blandas månadsavlönade och timavlönade på rapporterna. Om du vid något tillfälle skulle vilja få en rapport på endast timavlönade, så bockar du för det valet enligt vidstående bild. Programmet söker därvid fram dem som har en timanställning som sin senaste anställning. Om en person har både en timanställning och en månadsanställning, t.ex. på olika förvaltningar, så avgör senaste datum på respektive anställning i vilken grupp personen hamnar.

Tillsvidareanställd personal

Vi tar även en titt på en turordningslista för tillsvidareanställda undersköterskor, där tiden beräknats per 2005-08-31:

Överst på pallen står Viktoria Englund med 35 år 2 mån 2 dagar och med full bonus, vilket ger 40 år 2 mån och 2 dagar i ackumulerad tid, vilket är hennes turordningstid.

Det händer att man vill jobba vidare med en viss rapport i Excel. En turordningslista för en viss grupp är ett bra exempel på detta. Genom att välja menyvalet Exportera till Excel visas ett fönster där du kan ange vilka fält du vill exportera.

Efter att du klickat på Exportera till Excel, klistrar du in i Excel och fortsätter där.

Varselbevakning med brevfunktion

Under menyvalet Varsel erhålles en varsellista, som visar vilka som har varslats och vilka som skall varslas inom de närmaste 8 veckorna. Tidsperioden i exemplet har valts från 1 maj för att vi skall få med de timavlönade, vilkas anställningar normalt rapporteras i efterhand.

Det första steget i samband med varsel brukar vara att ta ut en varsellista (bevakningslista). När man sedan vet vilka som skall varslas är det dags att skriva ut breven.

Om du klickar på ett personnummer kommer du till huvudskärmen på samma sätt som då du tar ut rapporter. Klickar du till höger på raden så markeras beställning av varsel- och beskedbrev.

Innan du skriver ut skall du välja brevmall, vilken är olika för timavlönade och månadsavlönade. Obehöriga lärare har ytterligare en brevmall.

Brevet till personalorganisationen skrivs ut samtidigt, ett brev för samtliga valda personer. Det innebär att du måste skriva ut breven för en personlaorganisation i taget. Glöm alltså inte att välja PO innan du startar utskriften.

Om du skriver ut brev åt andra än dig själv, kan du lägga upp dessas profiler (namn, befattning etc.) och välja profil innan du skriver ut. Därigenom kan t.ex. chefens namn komma med i brevet.

Rutinerna för varsel av timavlönade varierar från arbetsgivare till arbetsgivare. De som varslar timavlönade via denna rutin i WinLas, brukar göra det t.ex. en gång i kvartalet eller en gång i halvåret. Därigenom får dessa också möjlighet att begära företrädesrätt.

Personhistorik

Via menyvalet Historik kan du beställa en utskrift av en persons samtliga anställningar och beräknade tider.

Kolumnen med rubriken Dagar visar hur många dagar varje sammanhängande anställningsperiod har varit. Även om två eller flera anställningar ligger parallellt räknas naturligtvis bara en dag, det blir aldrig dubbelt. Denna historik kan användas som en redovisning av en persons anställningshistorik, både som kontroll och som tjänstgöringsintyg.

Sammanfattning

Detta var en snabbtur genom WinLas och mer återstår att berätta. Detaljer som inte tagits upp i denna guide finns att läsa om i den inbyggda hjälpen.

Programmets strategi är, vilket förhoppningsvis har framgått, att gruppera anställningarna efter befattning och anställningsform för att kunna beräkna de tider som behövs för bevakning av företrädesrätt, konvertering och turordning. WinLas är vidareutvecklat från ett LAS-program, som skapades redan i slutet av 80-talet och har således många års inbyggd erfarenhet. I begynnelsen matades alla anställningar in manuellt och görs så fort-farande av några användare. Sedan några år tillbaka går det dock att tanka över data direkt från olika lönesystem, vilket görs fortlöpande i slutet av varje månad. Vissa användare tankar oftare än så, för att man skall ha mer aktuella data om personalen och deras anställningar.

Det är vår förhoppning att du skall få glädje av WinLas i ditt arbete med att hantera anställningstid i olika sammanhang.